汽车生产自动化设备用荧光灯管出口日本

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有一天深圳总公司罗课长联络到我,说她们目前合作的一家日本大客户,以前通过深圳公司购买过荧光灯管,这次要移管到我们上海分公司来采购。日本客户的社长正在深圳那边谈其它业务,已经口头指示,还需要再次订之前的灯管。总公司指示这次由我们上海分公司来负责,直接出口到日本客户那里。

灯管出口日本

我的第一反应还是比较紧张,慌的,虽然我们也是有正式进出口报关资质的。进口我一直做日本工业品代购的,还是有经验了,到目前为止还没有正式出口过。我对流程也是一头雾水,不太了解。于是我马上联系深圳那边之前负责这个项目的同事,向她请教。我先问了下采购流程,首先要取的生产灯管厂家的联系方式。了解到在浙江的,离上海更近。然后我又详细问了产品具体型号以及数量。以及包装方式。因为是灯管,容易破碎,所以一定要求木箱包装。同事交接的特别详细,后面向客户请款的格式和客户的联系方式也都给我了。

我对流程大概的进行了梳理,我首先需要联系客户,需要正式打招呼认识下,说明这次从上海直接出口到日本。因为这次是客户老板口头指示的,没有正式书面订单,我需要发邮件依赖客户发行正式订单。客户回复让我们先确认大概运费,之后他们会发订单给我们。运费我需要先跟厂家确认产品的尺寸,重量。

接着我又马上联系厂家,通过电话简单沟通后,详细问了厂家的付款方式以及大概交期。因为客户是我们的老客户,与我们都是月结60天的,我也希望和厂家谈成一样的付款方式。但是厂家是第一次和我们合作,我们订的数量也不是很多,他们没有同意。谈成先预付50%才能安排生产。我跟老板汇报后,老板也同意了,并指示一定要确保质量。于是把这次需要订购的型号和数量报给厂家,让他回复我产品尺寸和重量。取的这些数据后,我让木箱师傅帮忙估算木箱尺寸以及费用,再联系物流公司报价上海到日本的运费。

一切都有条不紊的进行着,我把运费回复客户后,客户也很快下了正式订单过来,收到订单后,我们给厂家下订单,按厂家要求付款给他们了。要求他们及时安排生产,回复准确交期。厂家发过来的开票资料里,公司名称和之前的不一样,深圳同事还是比较担心,于是我又向厂家再三确认,避免出错。厂家的之前的名称他们已经改过了,没有错的。跟我交接的同事提醒我,在厂家生产过程中要求拍照片过来,看颜色,产品是否正确。我也把厂家的灯管照片发给同事看了,跟之前出货的一样颜色对的,才放心。从上海也是第一次出口到日本这样的产品,所以我提前就跟物流公司联系确认,什么物流方式最安全和可靠,捆包方式也是需要专门定制木箱。本来要提前订的,想到等产品到货了,根据实际货物来设计木箱尺寸更合适,更准确。厂家及时回复了交期,我也及时的回复了客户交期。

我这次找的物流公司是朋友推荐的,他们一直有合作,做出口的。报好价后,联系了他们什么时候过来取货。我也把客户要求的到货时间告诉他们了。灯管厂家倒是按时出货给我们了,我们收到货后,开箱确认,厂家用木架包装好的,没有损坏,我们也一一对应确认了数量和型号。我把照片发给同事看了,同事说没错。然后我就联系木箱师傅过来帮我设计木箱尺寸,是出口到日本的,可不能马虎。物流公司因为第一次合作,我也再次强调了必须按客户的要求按时送到。叮嘱他们一定要轻拿轻放,不能摔。真是不凑巧,出口日本的货发出后,日本刚好那几天,发生了特别大的大风,导致很多航班都推迟,停运。这次是日本有史以来比较严重的自然灾害。我非常担心我的货不能及时送到客户那里,自热灾害也没有办法,我及时的联系客户,说明了情况,可能会延误交期,并把每天查到的物流进度及时反馈给客户。客户也表示很理解,她那边也重新调整了生产计划。

我一直跟进货物状态,晚了2天,货总算到客户手上了。我才算放心下来。

这次出口从订货到物流,到包装我们都是第一次对应,也从中学到了很多知识,收获了很多。其中每个环节都非常重要,都需要用心,仔细的去对应,跟进。今后还需要不断的学习专业知识,努力成长起来,更好的服务好客户。



2018-11-02T15:32:22+00:00